Електронна трудова книжка, яку було запроваджено у 2021 році, містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни щодо трудової діяльності.

Ведення електронного обліку трудової діяльності спрощує оформлення пенсій при збереженні даних в інформаційній системі Пенсійного фонду України.

Відповідно до Закону України № 1217-IX до 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Водночас,  якщо роботодавець або працівник не надали на оцифрування паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні  п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Передавання сканованих документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

Зберігання. Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис. Роботодавець не зобов'язаний її зберігати.

Сканування. Потрібно відсканувати в кольорі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Як оцифрувати трудову книжку

1.    Через роботодавця. Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.

2.   Самостійно. Працівник має можливість: 

- звернутися з паперовими документами про трудову діяльність / військову службу / навчання / народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;

- самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП). 

Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки, до яких було внесено записи.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
• мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
• збережені у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).

Для онлайн-подання скан-копій алгоритм дій такий:

Крок 1. Зайдіть на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України www.portal.pfu.gov.ua.

Крок 2. Авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Увійдіть в особистий кабінет.

Крок 3. У розділі “Комунікації з ПФУ” оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.

Крок 4. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.

З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.

Важливо: 

Під час збройної агресії перехід на електронний облік трудової діяльності убезпечує від втрати або знищення паперових документів внаслідок тимчасової окупації, бойових дій, евакуації тощо. Якщо паперова книжка втрачена, дані з неї, внесені в електронну форму, гарантують збереження страхового стажу.

УВАГА:

Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.